無論電子文件集中存儲還是分散存儲，ERMS都應(yīng)集中存儲、管理和維護(hù)元數(shù)據(jù)。

目錄數(shù)據(jù)的錄入可采用“雙機(jī)對錄互?！狈绞?，每一條目由兩個錄入人員分別錄入，軟件自動進(jìn)行對比較對，錯誤數(shù)據(jù)由錄入人員修正。

刻錄數(shù)碼照片時，應(yīng)選擇一次性寫入方式，并采用低速刻錄方法。

查找收集檔案材料，是根據(jù)擬定的收集材料方案，查找和編研題目有關(guān)的檔案材料，并將其收集起來，進(jìn)行登記匯總的過程。

電子文件、檔案一體化管理的最佳實(shí)現(xiàn)方式是建立功能涵蓋電子文件生命周期全部管理活動的電子文件管理系統(tǒng)。

網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下檔案信息檢索可以使用自然語言檢索、模糊檢索、概念檢索等檢索技術(shù)。

照片檔案的分類方案應(yīng)保持前后一致，相對固定。

密件與非密件可以統(tǒng)一立卷，統(tǒng)一裝訂、存放和管理。

編制歸檔文件目錄是歸檔文件整理工作的重要內(nèi)容之一，是其他各種編目工作的起點(diǎn)和基礎(chǔ)。

用棉花球蘸酒精輕擦可以去除膠片照片上的塵土。