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錄音、影像檔案可以隨意保存。
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照片檔案的整理應(yīng)遵循有利于保持照片檔案的有機(jī)聯(lián)系、有利于保管、有利于提供利用的原則。照片檔案的底片、照片應(yīng)分開(kāi)存放。
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檔案館應(yīng)按收集范圍隨時(shí)征集零散的對(duì)國(guó)家和社會(huì)具有保存價(jià)值的照片。
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對(duì)屬于收集與歸檔范圍的照片,應(yīng)按照規(guī)定定期向自單位檔案機(jī)構(gòu)或檔案工作人員歸檔,集中管理,任何單位或個(gè)人不得據(jù)為己有。
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違反《山西省檔案管理?xiàng)l例》第二十五條規(guī)定的,由縣級(jí)以上檔案行政管理部門(mén)、有關(guān)主管部門(mén)對(duì)直接負(fù)責(zé)的主管人員或者其他直接責(zé)任人員給予行政處分,對(duì)單位給予通報(bào)批評(píng);縣級(jí)以上檔案行政管理部門(mén)可以對(duì)個(gè)人處以五百元以上五千元以下罰款,或者對(duì)單位處以一萬(wàn)元以上十萬(wàn)元以下罰款。
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單位組織或參加的重要外事活動(dòng)的照片必須歸檔。
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實(shí)物檔案應(yīng)以“件”為單位按一件一號(hào)的原則進(jìn)行編號(hào)歸檔。
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公章不需要?dú)w檔,可以隨意丟掉或者損毀。
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建設(shè)單位應(yīng)對(duì)項(xiàng)目檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理,任何單位或個(gè)人不得自行保存。
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科技檔案文字材料可采用整卷裝訂與單份文件裝訂兩種形式;圖紙可不裝訂,但同一項(xiàng)目應(yīng)統(tǒng)一。
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互見(jiàn)號(hào)應(yīng)填寫(xiě)反映同一內(nèi)容而形式不同且另行保管的檔案保管單位的檔號(hào),并注明其載體形式。
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