數(shù)字化紙質(zhì)檔案為最大限度保留檔案原件信息，便于多種方式的利用，宜全部采用黑白模式進(jìn)行掃描。

在文書轉(zhuǎn)化為檔案的過程中，最關(guān)鍵的環(huán)節(jié)是立卷單位。

歸檔文件按機(jī)構(gòu)分類，采用機(jī)構(gòu)分類法，一般是一個(gè)機(jī)構(gòu)設(shè)置一個(gè)類，機(jī)構(gòu)的名稱就是類的名稱。各類的次序可按立檔單位的機(jī)構(gòu)序列表或習(xí)慣的排列來排列，一般是先排綜合性機(jī)構(gòu)，再排各業(yè)務(wù)機(jī)構(gòu)。

凡匯集多種材料，或一種材料反映了一系列專題的大型匯編可用叢編。

匯編反映某一專題的一部分材料，可稱簡(jiǎn)輯。

做好載體保護(hù)，電子文件就在相當(dāng)高的程度上實(shí)現(xiàn)了信息保護(hù)。

檔案信息系統(tǒng)安全中的可用性就是檔案信息的正確生成、存儲(chǔ)和傳輸。

世界上最古老的一個(gè)大型綜合目錄是別錄。

電子著錄貫穿于電子文件的整個(gè)生命周期。

數(shù)字信息資源長(zhǎng)久保存領(lǐng)域最重要的標(biāo)準(zhǔn)是開放檔案信息系統(tǒng)參考模型。