問答題

特汽車公司是美國三大汽車巨頭之一，但到了20世紀(jì)80年代初，福特像許多美國大企業(yè)一樣面臨日本競爭對(duì)手的挑戰(zhàn)，正在想方設(shè)法削減管理費(fèi)和各種行政開支。
位于北美的福特汽車公司2／3的汽車部件是需要從外部供應(yīng)商購進(jìn)的，為此需要有相當(dāng)多的雇員從事應(yīng)付賬款管理工作。當(dāng)時(shí)，公司應(yīng)付賬款部有500多名員工，負(fù)責(zé)審核并簽發(fā)供應(yīng)商供貨賬單的應(yīng)付款項(xiàng)。按照傳統(tǒng)的觀念，這么大一家汽車公司，業(yè)務(wù)量如此龐大，有500多個(gè)員工處理應(yīng)付賬款是非常合情合理的。進(jìn)行業(yè)務(wù)流程重組之前，管理人員計(jì)劃通過業(yè)務(wù)處理程序合理化和應(yīng)用計(jì)算機(jī)系統(tǒng)，將員工裁減到最多不超過400人，實(shí)現(xiàn)裁員20％的目標(biāo)。
促使福特公司認(rèn)真考慮“應(yīng)付賬款”工作的是日本馬自達(dá)汽車公司。這是一家福特公司占股22％的參股公司，有5位員工負(fù)責(zé)應(yīng)付賬款工作。盡管兩個(gè)公司在規(guī)模上存在一定的差距，但按公司規(guī)模進(jìn)行數(shù)據(jù)調(diào)整之后，福特公司仍多雇傭了5倍的員工，5：5這個(gè)比例讓福特公司的經(jīng)理再也無法泰然處之了。福特公司決定對(duì)與應(yīng)付賬款部門相關(guān)的整個(gè)業(yè)務(wù)流程進(jìn)行徹底重組。
福特汽車公司應(yīng)付賬款部門的工作就是接收來購部門送來的采購計(jì)單副本、倉庫的驗(yàn)貨單和供應(yīng)商的發(fā)票，然后將三類票據(jù)在一起進(jìn)行核對(duì)，查看其中的14項(xiàng)數(shù)據(jù)是否相符，絕大部分時(shí)間被耗費(fèi)在由于種種原因造成的這14項(xiàng)數(shù)據(jù)不相符上。
1）采購部門向供貨商發(fā)出訂單，并將訂單的復(fù)印件送往應(yīng)付款部門。
2）供貨商發(fā)貨，福特的驗(yàn)收部門收檢，并將驗(yàn)收?qǐng)?bào)告送到應(yīng)付款部門。
3）供貨商同時(shí)將產(chǎn)品發(fā)票送至應(yīng)付款部。
針對(duì)上述流程，接流程再造的要求，應(yīng)付賬款部不再需要發(fā)票，需要核實(shí)的數(shù)據(jù)項(xiàng)減為三項(xiàng)：零部件名稱、數(shù)量和供應(yīng)商代碼，采購部門和倉庫分別將采購訂單和收貨確認(rèn)信息輸入到計(jì)算機(jī)系統(tǒng)后，由計(jì)算機(jī)進(jìn)行電子數(shù)據(jù)匹配。新的流程中包含兩個(gè)工作步驟：
1）采購部門發(fā)出訂單，同時(shí)將訂單內(nèi)容輸入聯(lián)機(jī)數(shù)據(jù)庫。
2）供貨商發(fā)貨，驗(yàn)收部門核查來是否與數(shù)據(jù)庫中的內(nèi)容相吻合，如果吻合就收貨，并在終端上按鍵通知數(shù)據(jù)庫，計(jì)算機(jī)會(huì)自動(dòng)按時(shí)付款。
業(yè)務(wù)流程再造的結(jié)果是：
1）以往應(yīng)付款部門需在訂單、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告和發(fā)票中核查14項(xiàng)內(nèi)容，而如今只需3項(xiàng)，即零件名稱數(shù)量和供貨商代碼。
2）應(yīng)付賬款部門只剩下125位員工，這意味著業(yè)務(wù)流程重組工程為福特公司的應(yīng)付賬款部門節(jié)儉了75％的人力資源，而不是原計(jì)劃的20％；
3）由于訂單和驗(yàn)收單的自然吻合，應(yīng)付賬款部門員工不再需要負(fù)責(zé)應(yīng)付賬款的付款授權(quán)，付款也自然及時(shí)而準(zhǔn)確，從而簡化了物料管理工作，并使得財(cái)務(wù)信息更加準(zhǔn)確。

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