問答題怎樣進行歸檔文件整理？

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2.問答題某縣茶葉公司的上級主管部門催報年度工作總結(jié)。為此，該公司的徐經(jīng)理召開各職能部門負責人會議，集體回顧、總結(jié)一年來的工作情況。經(jīng)理辦公室的何秘書被指名擔任會議記錄，并負責起草公司年度工作總結(jié)。 為了寫好總結(jié)，何秘書除了認真記錄會議發(fā)言外，還做了一系列的準備工作：翻閱上級文件，查找有關資料；召集業(yè)務人員座談，走訪有關負責人；收集有關統(tǒng)計數(shù)據(jù)，核對某些事實……其間，有不少同志建議，黨員的模范作用要作為總結(jié)的重點，特別是黨員老王同志在負責商業(yè)大樓基建過程中節(jié)約資金二萬多元的事跡，應在總結(jié)中多書幾筆。 何秘書過去沒有寫過工作總結(jié)，也未受過公文寫作的專門訓練。但他認為，工作總結(jié)是綜合性很強的文章，不僅材料要有說服力，而且語言要生動感人，不妨采用文學手法。于是，他按照擬定的提綱，連續(xù)五天閉門謝客，專心寫作。當寫到黨員老王同志兢兢業(yè)業(yè)工作、節(jié)約基建資金二萬多元時，何秘書的文學激情油然而生， 便對老王的肖像用力描寫：“他中等身材，穿著一件褪了色的灰色中山裝。前額寬大，雙鬢泛白，眉峰緊蹙，目光深沉，從那炯炯有光的眼神里，人們不難看出一種堅忍不拔的氣概?！睘榱耸估贤醯氖论E催人淚下，何秘書又虛構出一段老王不徇私情處理侄兒的情節(jié)，并采用褒貶結(jié)合的形式，對叔侄二人進行了動作描寫和心理刻 畫：“……侄子撲通一聲跪在老王面前，額頭沁出來的汗珠順著瘦削的臉頰汨汨地滾下。他抬起一雙顫抖的手，用沙啞的嗓音哀求道：‘大伯，我錯了，我該死，我再也不干了，饒了我吧！’……老王閃動著一雙深沉的眼睛，陷入了痛苦的情感之中。他是親眼看著侄子長大的，深知侄子在鄉(xiāng)下的困境，也知道放走侄子是神不知鬼不覺的事情。但是他不能，他是共產(chǎn)黨員。黨和人民的利益高于一切，放走侄子就是對人民的犯罪，他的職責只能為黨旗增輝！想到這里，他果斷地撥動了身旁的電話……”為了表達上的需要，何秘書又想當然地將節(jié)約資金二萬多元改為三萬多元。僅老王這一個典型人物，總計用了二千四百多字，占了總結(jié)全文的四分之一。 五天后，洋洋萬言的初稿送到了徐經(jīng)理手中。在通稿那天，何秘書遵照經(jīng)理的指示，首先將工作總結(jié)繪聲繪色地朗讀一遍。讀畢，有的搖頭，有的撤嘴。徐經(jīng)理開門見山地說：“念得不錯，文筆也可以，就是文學色彩太濃，有些部分像小說。”財務負責人笑著問：“商業(yè)大樓的決算還沒有出來，你怎么知道節(jié)約了三萬多元？我粗 估了一下，頂多只能節(jié)約六千元。統(tǒng)計數(shù)字不能夸張?！逼渌疽舱f，寫總結(jié)不是搞文學創(chuàng)作，先進事跡也只能概括地敘述。討論的結(jié)果，工作總結(jié)要大改。根據(jù)經(jīng)理和大家的意見，何秘書對工作總結(jié)反復修改了三次，刪去了大量描述性段落和虛構的情節(jié)。在第二次通稿會上，修改稿獲得一致通過。案例中何秘書的教訓對我們有什么啟示？請結(jié)合案例談談秘書寫作有什么特點。