【案例分析題】國(guó)家某部派出了調(diào)查組到某省的信訪局，調(diào)查A縣劉某關(guān)于一起行政訴訟案的上訪材料。劉某曾因此案敗訴被判刑，劉某不服，曾給某省領(lǐng)導(dǎo)寫(xiě)過(guò)申訴信，涉及到與案情相關(guān)的重要情況。省領(lǐng)導(dǎo)在申訴信上做了批示，省信訪局將該批示轉(zhuǎn)給A縣縣委辦公室負(fù)責(zé)辦理。  省信訪局的檔案員來(lái)到檔案室查找有關(guān)檔案，結(jié)果沒(méi)有找到。其中最重要的材料，省領(lǐng)導(dǎo)的批示件和該縣縣委的回復(fù)都不知去向。檔案員查找領(lǐng)導(dǎo)交辦登記簿，也沒(méi)有查到劉某來(lái)信的記載，反復(fù)查詢均無(wú)著落。無(wú)奈之下，只得派人專門驅(qū)車往A縣信訪辦查找，但縣信訪辦并無(wú)經(jīng)手此信的相關(guān)材料。經(jīng)過(guò)縣信訪辦主任的回憶，當(dāng)時(shí)他在縣委工作的時(shí)候，曾經(jīng)見(jiàn)過(guò)縣委的回復(fù)材料。但是查找縣委也無(wú)所獲，甚至連發(fā)文登記本也沒(méi)有找到。半個(gè)月過(guò)去了，因?yàn)闄n案材料不全使得調(diào)查無(wú)法進(jìn)行，調(diào)查小組只好失望而歸。  然而時(shí)隔5年，省信訪局在收集整理5年前的一些案卷歸檔時(shí)，才發(fā)現(xiàn)與此案相關(guān)的來(lái)信處理記錄和A縣縣委辦回復(fù)材料都保存在領(lǐng)導(dǎo)交辦信件處理卷宗中，共計(jì)5份材料12頁(yè)紙及省領(lǐng)導(dǎo)的批示。但是，當(dāng)這批檔案材料送達(dá)后，訴訟當(dāng)事人已經(jīng)在服刑期間因?yàn)橐馔馐鹿识劳觥１景咐?，?yīng)當(dāng)在哪些環(huán)節(jié)加強(qiáng)文書(shū)和檔案的管理？