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A.正式郵件的開頭要稱呼收件人。
B.恰當地稱呼收件者，拿捏準確；若對方有職務，應按職務尊稱對方，若不清楚職務，則應按通常的“**先生”、“**小姐”稱呼，但要把性別先搞清楚。
C.郵件開頭結尾最好要有問候語，一般為“好”、“您好”、“上午好”、“下午好”等。
D.郵件正文要簡明扼要，行文通順，若具體內容確實很多，正文應只作摘要介紹，然后單獨將內容寫成文件作為附件進行詳細描述。
E.根據收件人與自己的熟悉程度、等級關系以及郵件是對內還是對外性質的不同，選擇恰當的語氣進行論述，以免引起對方不適和反感。
F.體現尊重的原則，在有事請求處理或幫助時，要使用“請”、“煩請”、“麻煩”、“謝謝”等詞匯。

A.郵件主題鮮明，標題具有概括性，標題要能夠反映郵件的內容；標題不可為空白，也切忌使用含義不清的標題。
B.一封郵件盡可能只針對一個主題。
C.可適當用使用大寫字母或特殊字符（如“!”等）來突出標題，引起收件人注意，但應適度，特別是不要隨便就用“緊急”之類的字眼。
D.回復對方郵件時，可以根據回復內容需要更改標題，避免出現一大串“答復：答復：……”。